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90年代,為了適應(yīng)全國各大城市信息化建設(shè)和檔案事業(yè)發(fā)展的需要,我國檔案信息化工作開始起步。
1995—1999年,全國檔案工作進入了更大范圍的信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)與逐漸成長的初級發(fā)展階段。
2000年,國家檔案局將加快檔案信息化建設(shè)列為全國檔案事業(yè)“十五”計劃的一項重要任務(wù)。
2002年國家檔案局制定了《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》。
2016年底,國家檔案局技術(shù)部牽頭啟動了《功能規(guī)定》文稿的起草工作,經(jīng)反復(fù)論證和廣泛征求意見,最終形成了正式公布的《功能規(guī)定》。
數(shù)字檔案管理系統(tǒng),主要是解決各業(yè)務(wù)應(yīng)用信息系統(tǒng)非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的歸屬、共享、規(guī)范化管理、永久保存以及電子文件與電子檔案全程數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化管理等問題。系統(tǒng)采用完全基于J2EE架構(gòu)的B/S模式、組件化開發(fā)方式、橫向擴展縱向延伸的設(shè)計理念,以及原文唯一性、分布式緩存等先進技術(shù),創(chuàng)新性地提出“文件中心、整編中心、數(shù)檔中心”三層業(yè)務(wù)管理模式,建立了非結(jié)構(gòu)化信息的管理和利用中心,能實現(xiàn)與多個業(yè)務(wù)系統(tǒng)的電子文件集成及電子文件的實時物理歸檔。歸檔的電子文件經(jīng)過該系統(tǒng)的信息過濾、整合、數(shù)據(jù)處理,形成科學(xué)、規(guī)范、有序的數(shù)字檔案信息,使各類專業(yè)信息系統(tǒng)的電子文件與電子檔案實現(xiàn)全程數(shù)字化管理。系統(tǒng)通過一系列的定制工具,可以方便快捷地實現(xiàn)二次開發(fā),滿足不斷變化的管理需求,并能適應(yīng)大規(guī)模的推廣。
數(shù)字檔案管理系統(tǒng),通過建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn),規(guī)范整個文件管理,包括規(guī)范各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的文件管理;構(gòu)建完整的檔案資源信息共享服務(wù)平臺,支持檔案管理全過程的信息化處理,包括采集、移交接收、歸檔、存儲管理、借閱利用和編研發(fā)布等等,同時逐步將業(yè)務(wù)管理模式轉(zhuǎn)換為服務(wù)化管理模式,以服務(wù)模型為業(yè)務(wù)管理基礎(chǔ),業(yè)務(wù)流和數(shù)據(jù)流建立在以服務(wù)為模型的系統(tǒng)平臺之上。 數(shù)字檔案管理系統(tǒng),為檔案現(xiàn)代化管理,提供完整的解決方案,檔案管理系統(tǒng)既可以自成系統(tǒng),為用戶提供完整的檔案管理和網(wǎng)絡(luò)查詢功能,也可以與本單位的OA辦公自動化和DPM設(shè)計過程管理,或者與MIS信息管理系統(tǒng)相結(jié)合,形成更加完善的現(xiàn)代化信息管理網(wǎng)絡(luò)。